“Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”.

Henry Ford

Czym jest outsourcing

Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside-resource-using. Oznacza ona korzystanie z zewnętrznych źródeł. Outsourcing polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej.

Outsourcing IOD

Oferowana usługa outsourcing IOD polega na wypełnianiu obowiązków Inspektora Ochrony Danych dla Państwa organizacji przez specjalistę naszej firmy. Otrzymują Państwo kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych, dopasowanie świadczonych usług do aktualnych potrzeb organizacji oraz gwarancję profesjonalnego i ciągłego nadzoru nad systemem ochrony danych osobowych. 

Zgodnie z art 37(5) RODO Inspektor Ochrony Danych powinien posiadać niezbędną wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych. Powinien wykazywać zrozumienie procedur, narzędzi informatycznych, a przede wszystkim procesów w danej organizacji. Inspektor Ochrony Danych podlega bezpośrednio najwyższemu kierownictwu organizacji oraz ma gwarancję niezależności. Obowiązuje również zakaz wydawania instrukcji, co do sposobu wykonywania jego obowiązków. W świetle powyższych regulacji, warto więc rozważyć powierzenie wykonywania tej funkcji zewnętrznemu IOD.

Usługa outsourcing IOD obejmuje:

  • przeprowadzenie wstępnego audytu ochrony danych osobowych w organizacji;
  • sporządzenie i wdrożenie w organizacji dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych (Polityki ochrony danych osobowych, Regulaminu zasad ochrony danych osobowych, analizy ryzyka, Instrukcji postępowania z incydentami, Rejestru naruszeń i incydentów, Wykazu zabezpieczeń, Rejestru czynności przetwarzani danych osobowych – jeżeli będzie wymagany dla organizacji lub Rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych – dla procesora);
  • przeprowadzenie szkolenia dla pracowników organizacji w zakresie znajomości przepisów RODO oraz zasad ochrony danych osobowych (szkolenie wewnętrzne, e-learning na platformie szkoleniowej firmy);
  • prowadzenie stałego monitorowania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w organizacji (zbieranie informacji w celu identyfikacji procesów przetwarzania danych osobowych, analizowanie i sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych, informowanie, doradzanie i rekomendowanie określonych działań z zakresu ochrony danych osobowych administratorowi danych);
  • przeprowadzenie aktualizacji stanu zabezpieczeń przetwarzanych danych osobowych w organizacji, w przypadku zmian organizacyjnych lub prawnych;
  • prowadzenie Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych  – jeżeli będzie wymagany w danej organizacji;
  • prowadzenia Rejestru naruszeń ochrony danych i incydentów bezpieczeństwa danych – przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i wydanie rekomendacji w zakresie stosownych działań prewencyjnych (zapobiegawczych);
  • przeprowadzanie regularnych audytów ochrony danych osobowych oraz przedstawianie kierownictwu organizacji raportów pokontrolnych i rekomendacji;
  • wydawanie opinii w zakresie ochrony danych osobowych na potrzeby organizacji;
  • opracowanie klauzul, regulaminów konkursów, programów lojalnościowych lub innych dokumentów związanych z ochroną danych osobowych;
  • wsparcie w przygotowaniu i negocjowaniu umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
  • wsparcie we wdrożeniu i działaniu odpowiednich narzędzi informatycznych;
  • rozpatrywanie skarg, w związku z rzekomym naruszeniem ich praw;
  • dokumentowanie i zgłaszanie ewentualnych naruszeń danych osobowych do UODO;
  • utrzymywanie kontaktów z UODO;
  • zapewnienie kompleksowej informacji o bieżących sprawach, realizowanych w organizacji w związku z ochroną danych osobowych;
  • udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości związane z ochroną danych osobowych w organizacji.

Korzyści płynące z oferowanej usługi outsourcingu IOD

  • umożliwienie koncentracji danej organizacji na jej podstawowych celach działalności;
  • zapewnienie sobie kompleksowej obsługi w obszarze bezpieczeństwa danych osobowych;
  • utrzymanie obecnego poziomu zatrudnienia z zapewnieniem sobie wykwalifikowanego eksperta w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych;
  • zapewnienie najwyższej jakości usług w oparciu o doświadczenie i specjalizację firmy, która je świadczy;
  • nieponoszenie kosztów z tytułu szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych;
  • stały koszt realizacji usługi i jej ciągłość;
  • minimalizacja kosztów związanych z przetwarzaniem danych osobowych;
  • właściwe zabezpieczenie interesów Klienta w zakresie przetwarzania danych osobowych na styku z jego kontrahentami;
  • optymalizacja funkcjonowania systemu ochrony danych osobowych w organizacji.