Co to jest IOD i kiedy trzeba go wyznaczyć

Kim jest Inspektor Ochrony Danych?

Inspektor Ochrony Danych (IOD), znany również jako Data Protection Officer (DPO), to osoba odpowiedzialna za nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w organizacji. IOD pełni rolę eksperta i doradcy w zakresie RODO.

Kiedy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe?

Zgodnie z art. 37 RODO, wyznaczenie IOD jest obowiązkowe w trzech sytuacjach:

1. Przetwarzanie przez organ lub podmiot publiczny.

Wszystkie organy i podmioty publiczne (z wyjątkiem sądów działających w ramach wymiaru sprawiedliwości) muszą wyznaczyć IOD. Dotyczy to:

a) urzędów administracji państwowej i samorządowej,
b) szkół i placówek oświatowych,
c) publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
d) instytucji kultury,
e) uczelni publicznych.

2. Regularne i systematyczne monitorowanie.

Gdy główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę. Przykłady:

Banki i instytucje finansowe (monitoring transakcji, scoring)
Firmy ubezpieczeniowe (ocena ryzyka)
Firmy telekomunikacyjne (monitoring ruchu)
Agencje marketingowe (profilowanie i targetowanie)
Operatorzy platform internetowych

3. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych

Gdy główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) lub danych dotyczących wyroków i naruszeń prawa (art. 10 RODO):

Prywatne placówki medyczne
Laboratoria diagnostyczne
Firmy prowadzące badania genetyczne
Organizacje związkowe
Związki wyznaniowe

IOD wewnętrzny vs zewnętrzny

IOD wewnętrzny

Może być pracownikiem organizacji.

Zalety:

Lepsza znajomość specyfiki organizacji
Stała obecność i dostępność
Łatwiejsza komunikacja wewnętrzna

Wady:

- możliwe konflikty interesów,
- konieczność zapewnienia odpowiednich kwalifikacji,
- dodatkowe obciążenie pracownika,

IOD zewnętrzny (outsourcing)

Może być osobą spoza organizacji, działającą na podstawie umowy o świadczenie usług.

Zalety:

Brak konfliktów interesów
Szeroka wiedza z wielu organizacji
Elastyczność i skalowalność
Mniejsze koszty niż zatrudnienie

Wady:

Mniejsza dostępność niż pracownik wewnętrzny
Konieczność dzielenia się informacjami z podmiotem zewnętrznym

Zadania Inspektora Ochrony Danych

Zgodnie z art. 39 RODO, do zadań IOD należy:

1. Informowanie i doradzanie

Informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników o obowiązkach wynikających z RODO
Udzielanie porad na żądanie co do oceny skutków dla ochrony danych (DPIA)

2. Monitorowanie zgodności

Monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych
Monitorowanie polityk administratora w dziedzinie ochrony danych
Przydzielanie obowiązków i szkolenie personelu
Przeprowadzanie audytów

3. Współpraca z organem nadzorczym

Działanie jako punkt kontaktowy dla organu nadzorczego (UODO)
Konsultacje we wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem

Wymagania wobec IOD

Inspektor Ochrony Danych powinien:

Posiadać wiedzę fachową z zakresu prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych
Umieć wypełniać zadania określone w art. 39 RODO
Być wyznaczony na podstawie kwalifikacji zawodowych
Nie otrzymywać instrukcji dotyczących wykonywania swoich zadań
Bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu

Niezależność IOD

IOD musi być niezależny i nie może:

Być zwolniony lub ukarany za wykonywanie swoich zadań
Otrzymywać poleceń dotyczących sposobu wykonywania zadań
Pełnić funkcji, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów

Zgłoszenie IOD do UODO

Administrator musi przekazać dane kontaktowe IOD do Prezesa UODO. Zgłoszenia dokonuje się przez:

Formularz elektroniczny na stronie UODO
Należy podać: dane IOD, dane administratora, zakres odpowiedzialności

Konsekwencje braku IOD

Niewskazanie IOD, gdy jest to obowiązkowe, może skutkować:

Karą administracyjną do 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu
Nakazem wydanym przez UODO
Problemami podczas kontroli

Podsumowanie

Inspektor Ochrony Danych to kluczowa postać w systemie ochrony danych osobowych. Prawidłowe wyznaczenie i współpraca z IOD to gwarancja zgodności z RODO i bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Jeśli nie jesteś pewien, czy musisz wyznaczyć IOD, warto skonsultować się z ekspertem.