Zbiór danych.

Zbiór danych osobowych

Zbiór danych to jedno z podstawowych pojęć przetwarzania danych osobowych. Jego istotność wynika bezpośrednio z faktu, że zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych jej przepisy stosuje się tylko w sytuacji przetwarzania danych w zbiorze danych.  Przez zbiór danych rozumie się każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

By jakiś zestaw informacji o charakterze osobowym stanowił zbiór danych w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, wystarczy, by w zestawie znalazły się dane osobowe co najmniej dwóch osób dostępne według określonego kryterium (np. posiadające nr porządkowy lub datę umieszczenia w zestawieniu).

Stosownie do omawianej definicji za zbiór danych można uznać wszelkie materiały gromadzone w formie akt, w tym akt postępowania administracyjnego, sądowego i inne uporządkowane zestawienia zawierające dane osobowe. W praktyce o tym, jaki zestaw danych stanowi zbiór danych, decyduje niejednokrotnie sam Administrator Danych. To on określa, w jakim zbiorze danych umieści swoje dane osobowe i jak je nazwie.